Le registre des traitements, c'est un petit peu la base de la conformité RGPD. Mais c'est aussi un outil de pilotage pour la gouvernance des données, qui documente les activités de l'entreprise utilisant des données à caractère personnelles.
Traditionnellement, un DPO (délégué à la protection des données) se repose sur des interviews et des questionnaires pour créer ce registre. Cette méthode a fait ses preuves mais n'est pas sans défauts. Une approche alternative, basée sur la découverte automatique des données, se révèle non seulement plus précise mais aussi mieux adaptée à l'ère du Big Data.
Les Limites des Approches Traditionnelles
L'utilisation d'interviews et de questionnaires pour recenser les traitements de données personnelles est courante. Pourtant, ces méthodes présentent des limites importantes. Les employés, même les plus compétents, peuvent oublier certains détails, mal interpréter des processus complexes ou simplement ne pas être au courant de certains traitements. Ces failles peuvent conduire à un registre des traitements incomplet ou inexact.
En outre, les systèmes d'information des entreprises deviennent de plus en plus complexes, avec une multiplication des sources de données et une accélération des flux d'information. Cartographier manuellement ces données est un défi de taille, qui devient presque impossible à relever sans un soutien technologique adapté.
La Découverte automatique des Données : La réponse Adaptée aux Exigences du RGPD
C'est ici que l'indexation automatique des données entre en jeu. Contrairement aux méthodes traditionnelles, la découverte et le typage automatique des données repose sur une application des technologies avancées capables d'analyser en profondeur les systèmes d'information pour identifier, classifier et cartographier les données personnelles. Grâce à des outils automatisés, il est possible de scanner l'ensemble des bases de données, fichiers et autres systèmes pour repérer chaque information, notamment personnelle.
Cette approche permet de créer un registre des traitements qui reflète fidèlement la réalité des données traitées.Elle offre une vision dynamique du traitement des données, permettant de mettre à jour le registre en temps réel au fur et à mesure que les activités de traitement évoluent... Où d'identifier les dérives.
Un Registre des Traitements Fiable et Précis
En adoptant l'analyse automatique des données, les entreprises peuvent non seulement garantir la conformité au RGPD, mais aussi améliorer leur gouvernance des données. Les informations capturées automatiquement sont précises, traçables et sourcées : meilleure auditabilité et moins de non-conformité.
Par exemple, en analysant les données stockées à un instant T, une entreprise peut s'assurer que toutes les données personnelles sont correctement documentées, y compris celles qui auraient pu être oubliées dans un processus manuel.
Comme suggéré précédemment, cette méthode permet d'identifier rapidement les écarts entre les politiques de protection des données et la réalité des traitements. C'est donc une solution pour corriger les problèmes avec proactivité, avant qu'ils ne deviennent critiques.
Une approche complémentaire
L'approche par la découverte des données ne doit pas nécessairement remplacer les méthodes traditionnelles, mais elle peut les compléter.
En combinant la technologie avec les interviews et les questionnaires, les entreprises peuvent maximiser la précision de leur registre des traitements. Les données découvertes et typées par le logiciel peuvent servir de base pour des entretiens plus ciblés avec les responsables métier, fournissant des éléments de réponse concrets et un registre déjà partiellement documenté.
Cela permet non seulement de vérifier et de compléter les informations recueillies, mais aussi de clarifier des aspects complexes qui pourraient échapper à une analyse purement technique.