Depuis l'entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les entreprises doivent gérer le risques liées à la collecte des données. Celles collectées avant 2018 et l'entrée en vigueur du RGPD ne respectent généralement pas le principe de minimisation des données et la purge des données a souvent été négligée.
Ne pas purger régulièrement ses données peut entraîner de nombreux risques, à la fois financiers, juridiques et opérationnels. Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi la purge des données est essentielle et quels sont les dangers pour les organisations qui négligent cette tâche cruciale.
1. Risques liés à la conformité légale (RGPD et autres réglementations)
Depuis l’introduction du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) en 2018, les entreprises sont tenues de gérer et de protéger les données personnelles de leurs clients et employés avec une rigueur accrue. L’une des obligations imposées par cette réglementation est que la conservation des données n'excède pas la durée nécessaire. Ne pas purger ses données expose ainsi les entreprises à de lourdes sanctions financières. Les amendes pour non-respect du RGPD peuvent atteindre jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise.
Au-delà du RGPD, d’autres réglementations sectorielles imposent également des politiques de conservation et de destruction des données. Par exemple, dans les secteurs de la santé (lois sur les données de santé), des services financiers (réglementations sur la confidentialité des données financières) ou encore des télécommunications, les exigences de gestion des données peuvent être encore plus strictes. Ne pas respecter ces obligations expose l’entreprise à des risques majeurs.
2. Augmentation du risque de fuite ou de violation de données
Si vous êtes présents sur les réseaux, vous avez forcément reçu une ou plusieurs notification d'une entreprise qui vous informe qu'elle a été victime d'un acte de cyber-malveillance ayant exposé une partie de vos données. Les violations de données en lien avec les cyberattaques sont devenues des menaces omniprésentes pour les entreprises. En conservant des données non purgées, notamment des informations sensibles ou obsolètes, vous augmentez considérablement la surface d’attaque potentielle pour les cybercriminels.
Cette préoccupation peut mener à l'intégration d'une solution de Prévention de perte de données (ou DLP : Data Loss Prevention). Mais le prérequis reste de maîtriser ses données et le meilleur moyen est de se reposer sur un outil de découverte de données.
En effet, les anciennes données peuvent ne plus être surveillées correctement, ou ne pas bénéficier des mêmes protections que les données actuelles. Or, les pirates informatiques ciblent souvent les informations négligées.
Notre conviction est que faire l'inventaire des données personnelles pour les purger et supprimer les données sensibles assure le plus haut niveau de protection. En cas de cyberattaque, l’entreprise peut être tenue pour responsable de ne pas avoir purgé des informations non essentielles, ce qui peut aggraver les sanctions pour défaut de sécurité des données.
3. Coûts financiers liés à l’accumulation de données inutiles
Le stockage des données a un coût. Plus une entreprise conserve d'informations, plus elle devra investir dans des infrastructures de stockage, qu’il s’agisse de serveurs physiques ou de services de cloud computing. Si ces données sont obsolètes ou inutilisées, elles ne font qu’alourdir la gestion informatique et les coûts associés.
De plus, les bases de données surchargées ralentissent les performances des systèmes et augmentent les frais de maintenance. Non seulement cela nécessite plus de ressources en termes d'espace de stockage, mais cela impacte également les performances globales des logiciels et des applications d'entreprise. À long terme, ces coûts s’accumulent et peuvent affecter la rentabilité.
4. Détérioration des performances opérationnelles
Les entreprises qui ne purgent pas leurs données font face à un problème majeur : une base de données encombrée et inefficace. En effet, l’accumulation excessive de données ralentit les systèmes de gestion et rend les opérations quotidiennes plus complexes. Par exemple, les moteurs de recherche internes deviennent moins performants, les requêtes sur les bases de données prennent plus de temps et l'analyse des données devient plus compliquée.
Ces lenteurs affectent la productivité des employés et la réactivité de l’entreprise dans son ensemble. Dans un environnement de travail où la rapidité est essentielle pour rester compétitif, ces problèmes opérationnels peuvent entraîner des retards, une mauvaise prise de décision et, in fine, une perte de revenus.
5. Difficultés d’analyse et de prise de décision
Une grande partie de la stratégie d'entreprise moderne repose sur une analyse fine des données. L’accumulation de données non purgées perturbe cette analyse en noyant les informations pertinentes au milieu de données obsolètes ou inutiles. Cela complique la mise en œuvre de projets de Business Intelligence (BI), d'analyse prédictive ou d’intelligence artificielle, car ces technologies reposent sur des données propres et bien structurées.
En conservant trop de données inutiles, les entreprises risquent de tirer des conclusions erronées ou de manquer des opportunités importantes. Une prise de décision basée sur des données obsolètes ou inexactes peut conduire à des erreurs coûteuses, à des prévisions inexactes ou à des échecs de stratégie.
6. Mauvaise gestion de la réputation
Les fuites de données ou les violations de la sécurité des informations peur porter atteinte à la réputation d'une entreprise. Une mauvaise gestion des données, qu'elle soit liée à la non-purge d'informations sensibles ou obsolètes, peut entraîner une perte de confiance de la part des clients, partenaires et investisseurs.
Dans un monde où la protection des données personnelles est de plus en plus au centre des préoccupations des consommateurs, les entreprises doivent montrer qu’elles prennent au sérieux leur responsabilité en matière de gestion des informations. Un scandale lié à une fuite de données non purgées peut conduire à un désengagement massif des clients, voire à des boycotts.
7. Problèmes liés à la responsabilité environnementale
Stocker des quantités massives de données a également un impact environnemental non négligeable. Les centres de données consomment énormément d’énergie pour maintenir leurs infrastructures. En accumulant des données inutiles, une entreprise contribue indirectement à l’empreinte carbone mondiale.
En adoptant une politique de purge régulière, l’entreprise peut non seulement réduire ses coûts de stockage, mais également participer à une démarche plus respectueuse de l’environnement. De plus en plus de consommateurs et d’investisseurs privilégient aujourd’hui les entreprises qui mettent en place des pratiques responsables en matière de développement durable.
Conclusion
Ne pas purger ses données représente un véritable danger pour les entreprises. Les risques financiers, juridiques, opérationnels et même environnementaux sont nombreux. La conformité au RGPD, la réduction des coûts, la prévention des fuites de données, et l’amélioration des performances sont autant de raisons pour lesquelles il est crucial de mettre en place une politique de purge régulière des données.
Pour faciliter cette démarche, l’utilisation d’outils comme la Sentinelle RGPD peut s’avérer extrêmement efficace. Cet outil permet de détecter, classifier et analyser les données sensibles présentes dans votre système d’information. Grâce à la Sentinelle RGPD, vous pouvez identifier les informations obsolètes ou non conformes à la législation, et ainsi mettre en place une stratégie de purge automatisée et sécurisée. De plus, elle aide à repérer les mots et documents interdits, tout en garantissant une gestion rigoureuse de la protection des données personnelles, afin de minimiser les risques de violation.
C'est un outil pour DPO qui cherche à maîtriser les données et s'assurer de leur conformité légale, tout en ayant une influence positive sur le reste du système d'information. C’est un investissement stratégique pour sécuriser leur futur à l'ère du numérique, et garantir une gestion des données alignée avec les exigences réglementaires actuelles.
Ne laissez pas l'accumulation de données inutiles compromettre votre sécurité, votre performance, et votre réputation. Adoptez dès maintenant des pratiques rigoureuses de purge de vos données avec l’aide de la Sentinelle RGPD pour assurer la pérennité de votre entreprise dans un environnement digital exigeant.